6月18日消息 電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中的內容沒有不嚴肅的。通過一封簡短的電郵，一位職員為人處世的態度、個人教養程度、工作細致程度、敬業程度等這些和人品、能力有關的信息均可一目了然。因此，我們應端正態度，認真學習有關電子郵件的禮節，好好發郵件，好好回復。

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◎主題要提綱挈領

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

·一定不要用空白標題，這是最失禮的;

·標題要簡短，不宜冗長;

·標題要能準確反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”;

·一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理;

·可適當使用大寫字母或特殊字符(如“*”等)來突出標題，引起收件人注意;但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

·回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE、RE一大串。

◎稱呼與問候要得體

·恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的響應;在有多個收件人的情況下可以稱呼大家。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

·郵件開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“Hi”，中文的寫個“你好”;結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的就可以了。

◎郵件正文內容要清晰無誤

·郵件正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要地說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰地表達;不要出現晦澀難懂的語句;最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

·注意郵件的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系、郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，“請”、“謝謝”之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

·郵件正文多用序號，以清晰明確

如果事情復雜，最好列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

·一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

·合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示反而會讓人抓不住重點，影響閱讀。

·合理利用圖片、表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

不要動不動使用“:)”之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻，只用在某些你確實需要強調出一定輕松氣氛的場合。

◎附件要交代清楚

·如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;

·附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件名;

·正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

·附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文檔;

·如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用;

·如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。

◎語言的選擇和漢字編碼

·只在必要的時候使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，因為存在中文編碼的問題，你的中文郵件在他們的地區可能會顯示成亂碼天書。

·尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明地發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要用中文回復。

·對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文

你很難保證你的英文表達水平或收件人的英文理解水平能夠達到完美零失誤的程度，切忌顧此失彼，影響郵件所涉及問題的解決。

·選擇便于閱讀的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別是公務郵件。

◎結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚地知道發件人信息。

·簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名文件是必要的。簽名文件可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘、公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

·不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

簽名文件文字應選擇與正文文字匹配，統一使用簡體、繁體或英文以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些的。

◎回復他人郵件的禮儀

·及時回復郵件

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下。理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在特定時間統一處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法即時確切回復，那至少應該及時地回復:“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云。”記住:及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設置自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

·進行針對性回復

當回復疑問時，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要簡略回答，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免反復交流、浪費資源。

·回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你卻只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

·不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越回復越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

·要區分Reply和Reply All(單獨回復和全體回復)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了;如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該reply all，讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停地回復來回復去、與發件人討論，等你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

本文名稱：職場中，收發電子郵件的禮儀和規矩有哪些?
標題來源：http://www.js-pz168.com/article2/cgjjoc.html

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