企業加速部署基于云的SaaS產品可以歸因于很多因素-全球疫情蔓延、過時的軟件和硬件，甚至僅僅是企業數據中心中的簡單設備故障。

但是很快–如果還沒有，你的第一筆賬單也將到來。如果你是云服務新手，并且沒有適當的SaaS成本管理控制措施，那么這份賬單可能會令人震驚。

IT員工可能不會將成本視為問題，而將其視為財務處理的事項，但是SaaS賬單可能會增長到甚至高級管理人員都注意的程度。最終，IT部門將不得不解釋這些新成本-誰、什么、為什么等等。這僅僅只是開始。

大多數云服務是按月計費，這意味著這些成本對話將持續下去。也許你很幸運并且使用量下降，所以你的賬單減少。但是，如果你的使用量增加，并且賬單也隨之增加，那么每個月與高級管理人員的對話會變得更加麻煩。

雖然你可以做一些事情來避免快速或計劃外的云遷移，但重要的是要記住最初的影響已經產生。這里無法重新來過，但是，如果你遵循這些SaaS成本管理技巧，則可以避免在企業內部觸發預算警報。

削減服務

首先要問的最簡單的問題之一是：“我需要這項服務嗎?”

這聽起來可能是奇怪的開始。但是在危機中，人們會購買或訂閱他們并不總是完全了解甚至不需要的東西。這類似于我所謂的“健身房”示例。

你懷著良好的愿望加入健身房，但最后，你前往健身房的次數并沒有達到你的期望。那么為什么要繼續為此付費呢?這種挑戰通常比技術挑戰更具政治意義，但這仍然是你需要進行的對話。

請弄清楚有關服務是否在實際使用中，多少人在使用它。通常的情況是，當云服務僅由少數人使用或對業務成果影響很小時，則沒有必要為其支付高昂的代價。

整合云服務

很多企業擁有重疊的工具和服務，因此下一個SaaS成本管理技巧與潛在整合有關。如果你確定你真的需要云資源，則需要確定選擇哪個云服務。

這是使用SaaS云服務的主要問題。這種難題的常見示例是視頻會議服務。Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex和Microsoft Teams是最流行的基于SaaS的視頻會議應用程序。這里的問題不在于每項服務提供的功能或成本;問題是你可能需要或已經在企業中使用了哪些服務。HR部門希望使用Zoom，工程部門想要使用Teams，會計部門則希望用Google，這絕對是IT的噩夢。

理想情況下，此決定將取決于研究、安全性和合規性需求、功能要求、導入/導出功能以及很多其他因素。實際上，你可能會使用已經在使用并已部署的任何服務。

現在，選擇多種服務可能無法享受批量折扣，或失去標準化的機會，更不用提支持噩夢。整合服務就像不可能完成的任務。如果你嘗試一次全部完成，那么你將面臨失敗，而且很有可能會以公開的方式出現。沒有人想要讓用戶對IT感到生氣。

像我們前面的技巧一樣，云整合將需要溝通技巧。請花時間了解為什么人們使用特定的服務。與他們一起工作，以使他們接受切換到其他工具的想法。

這不是容易或快速的工作。我們很難讓人們放棄可能比他們現有的工具更好用的新工具，但要在這些情況下保持誠實。請說明費用;沒有理由將其隱藏在僅IT預算中。人們會明白，過多的賬單會對公司和員工產生真正的影響。

盡管這并不好，而且需要時間，但在移除人們想要的服務時，這可避免IT被當作“壞人”。這里不會把責任推卸給別人;IT只是簡單地列出決策的影響，并與用戶一起了解該影響。

現在，云服務越多，這個目標就越難實現。請尋找服務冠軍。這些人將成為引入新服務的重點。他們將使你從源頭開始，并貫穿整個團隊。

監控服務

如果由于使用或部署而無法移除服務，則將重點轉移到控制和監視。

新工具和服務可能需要新的監視工具和警報確保適當的服務水平。這些監視服務可能需要付費，不僅針對是工具，還針對不同系統上的代理。那可能不是你想聽到的事情，但你不能忽視。這是生態系統的一部分，IT必須將其視為受支持的系統。

如果要讓管理層接受，請查看使用情況。如果可能，請使用該數據來支持你減少使用量的論據，從而最終降低成本。當然，這也可能適得其反。如果所討論的云服務實際上正在使用中，則可以證明成本合理。那可能不是你想要的答案，但是至少你知道實情。

請記住，這些服務并非出于惡意目的而被不熟。這樣做是為了使人們可以繼續工作，IT和管理層應該承認這一點。同時，這些服務需要受到控制，你不能讓影子IT帶來負面影響。

但是你也不能忽略這些服務的積極影響或移除它們的潛在負面影響。 IT部門需要了解SaaS資源的方方面面，從最終用戶到管理人員再到運營團隊和服務臺，以及這兩者之間的所有人。每個人都參與此過程，IT部門既要成為流量警察又要成為外交官，才能找到最適合各方的理想中間立場。

分享標題：針對云服務新手的3個SaaS成本管理技巧
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